Защита цифровой документации от доступа третьих лиц остается актуальным вопросом в организациях. Важно обеспечить сохранность коммерческой тайны, сведений о сотрудниках, секретную финансовую информацию и клиентские базы. От этого зависит успех и репутация компании.
Безопасность электронного документооборота (ЭД) нарушается не только по внешним причинам: конкуренты, вредоносные ПО, хакерские атаки. Зачастую, проблема возникает из-за внутренних ошибок или умышленного саботажа.
Задачи защиты цифровой информации
Безопасность ЭД состоит в грамотном подходе, который должен решать следующие задачи:
- аутентифицировать пользователей и разделять пределы доступа;
- подтверждать авторство;
- контролировать целостность файлов;
- обеспечить конфиденциальность.
Надежная защита цифровой документации
Стандартный способ защиты документов предприятия заключен в установке пароля, которым можно ограничивать действия. Такой способ считают не самым надежным из-за уязвимости. Современные технологии защиты документов предлагают методы, повышающие безопасность. Одной из таких программ является DRM. По функционалу DRM напоминает привычный AD RMS от Microsoft, но обладает следующими преимуществами:
- простое использование и отсутствие в необходимости дополнительных ресурсах;
- подходит для шифрования текстовых или графических файлов;
- работает со всеми платформами, включая операционные системы для смартфонов;
- владелец самостоятельно настраивает доступ и условия использования содержимого для сторонних пользователей;
- отправка на подтверждение права доступа при каждой попытке открыть блок;
- фиксация действий с файлами и архивами.
Владельцы бизнеса, работающие с ЭД, должны задуматься о его безопасности. От этого вопроса зависит успех компании.
Организационные мероприятия по защите данных компании
В компаниях необходимо провести организационные мероприятия по обучению коллектива базовым правилам работы с электронными документами. Использование надежных программ должно идти в связке с грамотной работой сотрудников по осуществлению цифровой безопасности. Важно разграничить доступ персонала по степени выполнения функций, а также выделить сотрудника, который будет отвечать за функционирование системы защиты документооборота. Кроме того, необходимо периодически осуществлять контроль целостности защитного модуля, обновлять пароли, проверять хранилище резервных копий.
