Пошаговая инструкция о том как устроить новогодний корпоратив и что учесть при организации мероприятия.
Шаг 1. Определитесь с форматом
Не секрет, что залог успешного корпоратива — хорошая еда и выпивка. Для начала определитесь с форматом праздника.
- «Русский стол» — это банкет с частичным обслуживанием.
- Банкет с классическим (полным) обслуживанием. Гости сидят за столами, а официанты приносят блюда.
- Фуршет и шведский стол отличаются разнообразием и видами блюд, которые лежат на специальных столах, а гости накладывают еду сами. Во втором случае формат предполагает более основательный выбор блюд.
- Коктейль — акцент сделан на напитках и легких закусках, гости свободно ходят и общаются.
- Бар — гости подходят к специальной стойке, где бармен предлагает различные напитки.
Шаг 2. Распределите бюджет
Вот примерная смета бюджета, на которую стоит ориентироваться.
- Фуршет 30–40% от общего бюджета
- Площадка 10–15%
- Декорации и техника 10–15%
- Программа 20%
- Продакшен 5%
- Транспорт, безопасность 5%
- Маркетинг, подарки 5–10%
- Работа агентства 5–15%
Также пройдитесь по категориям расходов. Ничего не забыли при составлении бюджета?
- Площадка: аренда площадки для мероприятия; парковка; клининг; аренда мебели; работа местных технических служб; внеурочная работа привлеченных специалистов; электричество.
- Питание: кофе, другие напитки; закуски; фуршет; обеды.
- Аудиовизуальное оформление: система звукоусиления; световое оборудование; дизайн помещения; услуги специалистов технической поддержки; цветы, флористика; услуги диджея; услуги видеорежиссера и звукорежиссера.
- Оборудование: аппаратура для перевода; аренда презентационного оборудования, экранов; видеозапись и звукозапись; доступ в интернет во время мероприятия; кабинки переводчиков; доставка и монтаж оборудования.
- Программа: гонорары ведущему и выступающим; гонорары консультантам и переводчикам; гонорары артистам; культурная программа, экскурсии.
- Транспорт, проживание: авиабилеты и проживание выступающих; транспорт для участников; визовая поддержка; встреча, VIP-зал в аэропортах; доставка грузов.
- Обеспечение безопасности: страховка; охрана помещения; дежурство бригады скорой помощи.
- Продакшен: печатные материалы: буклеты, пригласительные, именные карточки для гостей, план-расписание встречи; сувениры; бейджи; атрибутика.
- Деятельность агентства: гонорары еvent-агентству за разработку сценария и администрирование мероприятия; гонорары PR-специалистам; гонорары промоперсоналу; гонорар фотографу; прямые расходы организаторов; транспорт и командировочные; сотовая, международная связь.
Как же можно сэкономить?
- Заблаговременное планирование мероприятия позволит вам сэкономить. Вы спокойно можете поискать оптимальный для себя вариант по соотношению «цена — качество» по всем позициям бюджета — от площадки и кейтеринга до артистов.
- Можно заменить банкетную рассадку на фуршетные линии.
- Вы можете выбрать более экономичную площадку, которая тем не менее будет соответствовать уровню вашего мероприятия.
- Сократите некоторое количество продакшен-материалов.
- Замените номера в исполнении звезд на менее дорогие.
- Сократите количество блюд, не уменьшая количество еды.
- Наймите менее дорогой персонал, но проведите качественный инструктаж, подготовьте четкие брифы и мотивируйте людей.
Что не подлежит экономии?
- Качество продакшен-материалов.
- Техническое обеспечение (в первую очередь свет и звук).
- Количество еды и алкоголя на человека.
- Затраты на ведущего: хороший ведущий может спасти мероприятие, а плохой просто испортит его.
- Все, что связано с концепцией. Если она плохо считывается, это крайне негативный фактор восприятия и демотивации организаторов. Лучше тогда отказаться от концепции вообще.
- Все, что связано с энергопитанием и безопасностью. Проблемы с ними могут привести к срыву мероприятия.
Шаг 3. Разбиваем мероприятия на блоки
Первый блок — это официальная часть, выступления официальных лиц, обращения. Скучно, но необходимо. Второй блок — интеллектуальные конкурсы, номера. Действие алкоголя еще только начинается. Третий блок — соревнования и конкурсы. Нужно встряхнуться эмоционально. Четвертый блок — физический и динамический (но соревновательный элемент уже не так сильно заметен, поскольку действие алкоголя уже ощутимо). Пятый блок — объединяющие, успокаивающие элементы.
Шаг 4. Пишем сценарий
Теперь несложно написать сценарий. Развлекательную часть возьмет на себя ведущий, поэтому прописывать конкурсы не нужно. В вашем сценарии должно быть прописано содержание временных блоков. Что скажет руководитель? Кто еще с ним выступит? Когда будут музыкальные вставки? А когда паузы?
К тому же гости будут постоянно перемещаться. Подумайте, чем могут заняться гости в разных зонах. В одном углу можно организовать настольные игры, в другом — место для общения со столиками и креслами.
Шаг 5. Пишем речь для выступающих
Затянувшаяся официальная часть может остаться в памяти как самое скучное, что было на празднике. Без слов руководителей со сцены, конечно, не обойтись, но подумайте, необходимо ли со сцены приводить статистику и прочее. Может, лучше отправить эти данные на электронные почты сотрудников?
Шаг 6. Придумываем фишки
Что нынешний корпоратив будет отличать от предыдущего? Состав приглашенных звезд? Слабая характеристика. Придумайте фишку, которая будет сопровождать ваш праздник. Это может быть какой-то ритуал (встречать гостей как-то особенно, провести праздник в необычном стиле). Или можно пригласить фотографа и сделать всем красивые аватарки для соцсетей. Выбор за вами.
Шаг 7. Утверждаем бюджет, бронируем помещение, ищем ведущего
До Нового года еще достаточно времени, но уже сейчас стоит обзванивать банкетные залы в поисках подходящего помещения, а также договариваться с ведущими, фотографами, агентствами. Делать это лучше после того, как вы определитесь с концепцией, чтобы вести поиски предметно.
